Se Nos Cayó El Sistema

SNCES eBook - De sobrevivir a prosperar, las 10 cosas que un empresario necesita saber

El código de las empresas del tercer mundo es sobrevivir! El código de las empresas del primer mundo es prosperar! Si usted va a hacer el salto de vivir en el día a día, de vivir “llevado” a convertirse en una organización capaz de tener éxito y generar valor económico de verdad, usted necesita leer este eBook.

Haga click aquí o sobre la imagen para descargar el PDF (440k).

El PDF es de libre distribución bajo una licencia de Creative Commons. Reenvielo a amigos, colegas, empresarios u otros interesados.

Nota> Esto va valiendo unos 10 posts, así que nos vemos en Abril.

El Sistema de EasyFLY

EasyFLY es la nueva línea área de bajo costo que opera en en Colombia desde el pasado mes de Octubre de 2007.

Motivado por su propuesta de valor de "bajo costo" ingresé la semana pasada a su página web por que necesitaba comprar un tiquete a Neiva, ciudad intermedia que precisamente figura entre los destinos de EasyFLY.

Primer paso, buscar en en Google el nombre de la aerolínea  pues no lo tenía claro (EasyFly debería leer el post sobre el HSBC). Despues de un rato encontré el nombre y luego llegar a la página fue más fácil.

Segundo paso, verificar que la ruta Neiva - Bogotá esté entre la oferta de EasyFly. Allí estaba anunciada, y hasta en promoción. OK.

Tercer paso, hacer la reserva. hago click en RESERVAS  pero entre las ciudades de Origen/Destino NO ESTA NEIVA! (pueden ver la imagen).

¿Cómo es esto? Anuncian promoción de tiquetes a Neiva pero no está Neiva entre sus destinos!

Así que para verificar la información, intento llamar al Contact Center. Digo intento por que aún hoy no he logrado que me contesten. Ni en la línea de Bogotá ni en la línea gratuita nacional. Después de casi una hora perdida, desisto. Entro a la página de Avianca, y en menos 5 minutos tengo el e-ticket. Finalmente, elijo nivel de servicio frente a bajo costo, y me quedo con varias dudas sobre la operación de EasyFly, si así es para vender tiquetes, como será para prestar el servicio.

CONCLUSIÓN: El costo del sistema caído, de no tener sistema o de un sistema ineficiente, lo pagan los clientes.

Trabajando en Equipo hacia una meta común

En este blog discutimos en varios posts la importancia del capital humano. No es sorpresa que todos los países tienen su capital humano aplicado a ciertas cosas. Brasil al futbol, India a la programación, etc...

Lo que es interesante de esta discusión, es que hay naciones tratando de salir del subdesarrollo a punta de capital humano. India es el mas claro ejemplo, donde los programas educativos producen personas con gran rigor cuantitativo y habilidades de este tipo superiores al promedio. Y para demostrarlo constantemente están produciendo innovaciones que son asociadas con el potencial humano de su país.

El día de hoy leí una noticia interesante. Netflix está ofreciendo US$ 1 millon de dólares por alguien que pueda mejorar el algoritmo para recomendaciones de peliculas. Esto no deja de ser un reto formidable, y seguro que mejorar la programación requiere tanto temas cuantitativos (estructurar el código de manera eficiente) como mejorar los factores cualitativos que hacen parte de la recomendación (demográfica, estado, tiempo total de tener el alquiler, frecuencia de alquiler, etc...)

Me pregunto si alguna nación subdesarrollada en Sur América podría resolver este reto. Si toda la gente de Parquesoft en Colombia podría trabajar como equipo y sumarle US$ 1 millon a su presupuesto que no es nada despreciable. O si una compañía ocmo PSL que es certificada CMM 5 se le mediría al reto.

Y traigo a colación el reto porque no está en la cultura latina trabajar en equipo y probablemente existe el capital humano para llevar a cabo esto, pero dificilmente existe el capital organizacional (la estructura) para organizarce de tal forma que se produzca un resultado colectivo eficiente.

Solo reflexionando...

10 cambios tecnológicos que usted puede hacer hoy

Revisando el tag cloud (a la derecha) de este blog me he dado cuenta que no he escrito poco sobre tecnología. Quiero recordar el rol de la tecnología dentro de El Sistema. En el sistema los procesos habilitan el negocio y la tecnología habilita los procesos.

Así que aquí hay 10 cosas que usted puede hacer dentro de la gestión de tecnología de su empresa.

1. Solo compre aplicaciones web de ahora en adelante. Nada de Cobol, Foxpro, nada de programas que corren sobre Windows 95. Comience a crear aplicaciones que su gente pueda accesar desde cualquier parte y que complementen los procesos misionales de su compañía.
2. Actualizar toda su suite de Office y Windows, busque una alternativa de convertirse en Microsoft Partner donde obtiene descuentos por las licencias... use software legal. Averigue las opciones de obtener un Action Pack de Microsoft.... pero cambien Windows 98.
3. Pídale a todos los ejecutivos de su empresa que creen su perfil en Linkedin.com y se pongan una meta de tener a sus 50 principales relaciones incluidas ahí antes del fin del año. Toda su plana comercial y gerencial debería estar ahí. Si usted usó el firewall de su empres apara bloquear Linkedin.com dele una vuelta a la manzana!
4. Asuma que su estrella comercial se va a ir con su base de datos (mas de una vez ha sucedido en el sistema subdesarrollado). Monte el mini-CRM de su compañía hoy. Compre unas licencias en salesforce.com o busque un CRM en WEB. Saben como implementarlo? Cada persona comercial debe ROMPER las tarjetas que recibió en reuniones una vez haya ingresado los contactos al CRM. El que mas tarjetas rotas haya mostrado a la gerencia comercial al final del mes se gana un viaje. Listo!
5. Póngale wi-fi a su oficina. En vez de pagar canaleta, cable de red, patch panels, hubs, etc.... ponga un punto de internet inalámbrico y póngale seguridad WEP para que el vecino no este colgado de su red bajando música todo el día. De ahora en adelante, que la gente lleve su portatil a la reunión y pare de tomar notas en el análogo (el cuaderno). Si su jefe de tecnología le dice que wi-fi no es seguro... considere despedirlo.
6. Monte una intranet y cuelgue todos los documentos críticos de su empresa. Pero no cree un proyecto de millones de pesos, pague un ASP en www.intranets.com. Todas las presentaciones comerciales, hojas de calculo, formatos de cartas, flujogramas de procesos, etc... cuelguelos ahí. La próxima vez que alguien le pida algo usted le contesta "está en la intranet!"
7. Excel no es el ERP de su empresa. Haga un conteo oficial de las hojas de cálculo utilizadas en su empresa y propóngase bajarlas a la mitad en un año, simplificándolas e integrándolas. si hay alguna hoja de Excel absurdamente compleja nómbrela "El Monstruo" y dele un premio a su autor.
8. Si usted tiene una cantidad importante de proyectos internos dentro de la compañía, e-mail no es la herramienta principal de gestión de proyectos. Compre unas licencias de basecamphq.com o si el proyecto es mas robusto unas licencias de eproject.com. Si ninguna de las anteriores, salga victorioso montando un blog para la gestión del proyecto, puede pagar un servicio igual a este por 9 dolares mensuales en typepad.com.
9. Adopte una política de seguridad de enviar toda la información externa en formato PDF. Esto se puede hacer gratis, descargue CutePDF de www.cutepdf.com. En vez de andar enviando documentos de powerpoint y word de gran tamaño o que la gente tiene "problemas" abriendo porque "no le llegaron" o "tienen un virus" evite estos problemas intercambiando la información en PDF. Si su jefe de IT le dice que el tiene una política de no usar freeware... considere el costo de no enviar la información en PDF. (p.d. alguien está pirateando su información)
10. Cree un toolkit de PowerPoint. Toda su empresa hace presentaciones en plantillas diferentes. Es como si McDonald's le sirviera una hamburguesa distinta en cada local. Estandarice el "look & feel" de los activos digitales de su empresa.

Suena MUY facil no? Bueno, las áreas de gestión de IT poco se concentran en los cambios pequeños, en vez lanzan GRANDES proyectos de un año y dos años que cuando terminan de implementarlos la gente está agotada y la tecnología obsoleta. Haga cambios pequeños con grandes impactos.

Usando blogs para la gerencia de proyectos

Hace unos días, alguien que se enteró de mis actividades como blogger, me preguntó como se podría utilizar un blog en un proyecto; dentro de la gerencia del proyecto. Esto principalmente para crear un sitio con "una version de la verdad" y así evitar problemas de comunicaciones. Inicialmente le respondí que usar un blog para gerenciar un proyecto es como poner las piezas redondas en los huecos cuadrados; no está construido para eso.

Aunque sería mejor utilizar una herramienta hecha para esto (como basecamphq.com o eproject.com) Si fuera necesario, aquí hay algunas ideas:

• Todos los miembros del proyecto están registrados como autores con su perfil
• Se definen categorías para las etapas, fases y principales hitos del proyecto.
• También se definen categorías con las etapas del ciclo de vida del proyecto (iniciación, planeación, ejecución, control, cierre)
• Cada post se asocia a estas categorías, dependiendo de la etapa, fase o hito. Así el tag cloud representa lo que está sucediendo y es facil ubicar los posts en el ciclo de vida del proyecto.
• Se debería permitir a los involucrados (stakeholders) comentar en cada post, así se tiene un historial del feedback.
• Asegúrese de tener un folder para todos los documentos relevantes en sublog.com/documentos donde almacene plantillas, entregables, etc...
• Proteja con contraseñas las carpetas relevantes.
• Tome fotos y arme un album de fotos durante el proyecto. Si la gente no viene por el contenido del proyecto inicialmente, vendrá por las fotos. Es la carnada!
• Utilice las barras de links a mano derecha para vincular con otros sistemas o fuentes; como intranets corporativas, websites importantes, etc...
• Utilice un calendario a mano derecha para mostrar cuando se han hecho publicaciones en el tiempo
• Sea estricto en fomentar el "pull" de contenido en vez de hacer "push" de contenido. Evite enviar emails con información relevante, en vez, envíe links al blog y lleve a la gente al blog.
• No utilice publicidad comercial u otros elementos distractores
• Provea un feed de RSS a la gente involucrada en el proyecto

Esta puede ser una excelente manera de mantener a todos los stakeholders (involucrados) al tanto. Y esto, es interesante, pues perder su soporte es la primera razón para abandonar un proyecto.

Son algunas ideas. Aunque depronto en nu proyecto complejo un blog no es la mejor herramienta para gestionar cambios de versiones en documentos, identificar riesgos, issues y cambios, etc... Si es una my buena herramienta para mantener una comunicación fluída.

De cualquier forma, el sistema necesita mejores competencias de gerencia de proyectos... una de las razones críticas por las cuales las organizaciones mantienen un sistema caído.

SNCES Mejor Blog: Premios Colombia en Línea 2007

Toda la información sobre el premio está en el siguiente link:

http://www.senoscayoelsistema.com/snces-mejor-blog.html

Creamos una página completa, debido a la demanda de información sobre el premio

Que enseñarle a un emprendedor?

Hay una nueva iniciativa de la Fundación Universitaria Empresarial que impulsa a estudiantes a crear su empresa mientras estudian. Como alguien que estudio administración de empresas y fundó una compañía - creo que puedo opinar - y les voy a compartir cuales son lsa habilidades funcionales que un estudiante que quiera hacer una empresa debería aprender. Nota: Muy pocas las enseñan en las universidades!

Esto no hace referencia a competencias puntuales (liderazgo, capacidad de negociación, humildad personal, etc...), hace referencia a temas funcionales:

• Industrias: Casi NINGUNA universidad enseña el concepto de industrias. Yo considero que una de las causas de tan alta rotación en muchas compañías es que los estudiantes no tienen noción de que es una industria y se incursionan en industrias que no les gustan. Petroleo es diferente a Consumo y diferente a Farma. Todas tienen retos distintos. Hay que enseñarles sobre industrias para ver en donde quieren incursionar. Si no saben que sucede? Todos arman un restaurante, un bar, o venden artesanías; se van por la industria que conocen.
• Definir una Estrategia: No voy a dar una lección sobre que es estrategia. Mejor lean este post. Pero, alumnos necesitan aprender a realizar trade-offs, definir prioridades y encontrar mercados. Las eccnomías subdesarrolladas siempre dicen "tengo un producto!!!!" y arman la estrategia con base en el producto. Las economías desarrolladas dicen "el mercado de X vale Y millones" y hacen una estrategia pensada alrededor del mercado. Hay que enseñar a la gente a plantear una estrategia con foco externo.
• Estructurar una transacción: Aprender a adquirir, vender o fusionar una compañía es la pieza de conocimiento clave. Esta es la diferencia entre ser Google o Empanadas Perez. Quieren ver a estos jovenes haciendo empresas grandes? Enseñenles que una empresa es para venderla y enseñenle a la otra mitad del grupo a comprarlas a través de mecanismos financieros. Nadie se agranda y todos se quedan en el status-quo porque no existe el concepto de crecer a través de adquisiciones. Hay que desmontar una idea mala que ha perdurado; la que dice "ser cabeza de ratón no necesariamente es mejor que ser cola de leon"
• Vender: Aprender a Vender es la primera parte de cualquier negocio. Sin ventas no hay clientes y sin clientes no hay nada. Yo he contratado muchos practicantes y recién egresados. NINGUNO sabe vender. Todos quieren estar detrás de un computador haciendo un análisis o un powerpoint bien sofisticado. Hay que ir a la calle, crear relaciones, saber hacer una presentación, armar una propuesta y saber cerrar un negocio. Shakira vende mas discos que Anasol porque son discos mejor vendidos, no discos mejor cantados.
• Gerenciar Proyectos: Si van a vender algo, pues van a tener que ejecutarlo. Facil, dentro del pensum, metan un curso donde enseñen la metodología de PMI (Project Management Institute) y certifiquen al final a cada persona como PMP (Project Management Professional). Es así de simple, pero nadie lo hace! Por que? Porque nos encanta lo complejo. La gestión de proyectos es necesaria para gestionar el cambio e ir logrando beneficios sistemáticamente.
• Diseñar Cadenas de Valor y Procesos: En vez de darles una teoría eterna sobre procesos de negocio e ingeniería, pónganlos a diseñar una cadena de valor (de la industria que les gusta) y a armar toda la taxonomía hacia abajo: macroprocesos, procesos, actividades, pasos. Sin procesos no hay negocio pues este es el habilitador del negocio.
• Desarrollar Aplicaciones Web: A menos que quieran producir otra generación de personas anti-tecnológicas cuya respuesta a todo problema tecnológico es Excel, enseñénles a crear nua aplicación web. Armar una base de datos y entender el concepto de habilitar los procesos a través de tecnología web no es complejo; pero no se hace. La consecuencia? Los empresarios salen a adquirir o crear software en Cobol, Foxpro y en lenguajes no web, creando interacción 1-a-1 y no 1-a-muchos.
• Ingles y Portugues: El que no hable ingles, se está perdiendo un cúmulo de información gerencial disponible que se genera cada día. Además, si quiere hacer negocios con la economía mas grande del mundo, tiene que hablar el idioma. Así mismo, cerca a Colombia la principal economía de suramérica es Brasil... es sorprendente que muchas compañías prefieren ir a otros mercados antes que a Brasil.
• LO MAS IMPORTANTE: Gestionar Gente!!!. El recursos escaso no es la plata, ni las leyes. el recursos escaso es la gente buena. Entonces quiten los 9 semestres de derecho, en vez, den 9 semestres de temas de gestión del capital humano.

El sistema sería otro si estas fueras las habilidades que existieran allá afuera. Pero como el entorno subdesarrollado es tan complejo, no hay tiempo para enseñar estas cosas. En vez, enseñan como liquidar una planilla del seguro social, como pagar aportes parafiscales, como liquidar el ICA, Retefuente, IVA y la Imporrenta y otros temas administrativos que NO ayudan a crear empresa, ayudan a hacer una gestión. Tip para el empresario: subcontrate todo esto!

Como comprar acciones de Ecopetrol

GRACIAS POR VISITAR ESTE BLOG! HA HABIDO UNOS PICOS DE TRAFICO POR ESTE ARTICULO EN LOS ULTIMOS DIAS. APOYE ESTE BLOG VISITANDO EL SITE DE UNA COMPAÑÍA PAUTANTE, HACIENDO CLICK EN CUALQUIERA DE LOS ANUNCIOS A LA DERECHA!

ECOPETROL si entiende lo que es un sistema!!!

Para la venta de acciones de Ecopetrol, ha sido puesto al aire el sitio de internet www.formularioecopetrol.com.co Aquí las personas naturales pueden diligenciar su información en una aplicación web para solicitar la compra de acciones. La aplicación genera el formulario diligenciado en formato pdf para ser impreso y firmado (no hay tal cosa como proceso del tercer mundo sin un formulario) pero no obstante todos los datos quedan registrados en una base de datos central. Asi que personas que quieran comprar acciones de Ecopetrol tienen un "sistema" para ingresar sus datos y calificar en la adjudicacíón.

Imaginen por un momento que no fuera así (a través de una aplicación web). La información llegaría por fax a Ecopetrol o algún sitio, o estaría en cientos de computadores de todos los puntos de venta de acciones, etc... Imaginen que no hubieran hecho una aplicación web para centralizar toda esta información... sería un desastre.

Esto le debería confirmar a muchos que la UNICA manera de hacer las cosas hoy en día es a traves de aplicaciones web. Aplicaciones de cliente que se instalan en el pc, formularios de papel, etc... son solo un simbolo de un sistema caido.

Reglas para el uso del e-mail!

El e-mail ha estado ya difundido popularmente en las compañías en Sur América durante ya un poco más de 10 años. Como tecnología, ha evolucionado enormemente... desde la óptica de aplicaciones así como desde sus usos que incluyen desde correo SPAM hasta mensajes interactivos.

Lo que parece haber deteriorado es la etiqueta de uso de e-mail en las corporaciones. E-mails ocultos, e-mails llenos de emociones, e-mails pastorales... son algunos de los fenomenos que abundan en el mundo corporativo.

El sistema necesita hacer mejor uso del e-mail. Estas son las reglas de SNCES de mejor práctica:

• No diga nada en un e-mail que no diría en persona! El e-mail es para enviar o discutir hechos!
• No escriba si puede hablar, no hable si puede asentir (gracias Elliot Spitzer)
• No escriba nunca un e-mail con emociones (especial para mujeres). Tomese un día o use el teléfono.
• Comience todos los e-mails con “Estimado” y termínelos con “cordialmente”… incluso en etapas avanzadas de la relación.
• No use apodos en los e-mails corporativos! e.g. "Chiqui hola!" Recuerde que el e-mail es almacenado y se puede reenviar.
• Nunca escriba un e-mail que diga “lo que hablamos”… ponga lo discutido así le tome unos minutos de más, así puede reenviarlo y todos entienden.
• Si tiene un romance de oficina, no le envíe un e-mail a su amor! Si no, lea el caso de la ejecutiva de Wal-Mart que fue despedida por eso!
• No escriba e-mails que requieran contestaciones obvias como “si necesitas el archivo contéstame este e-mail”… adjunte el archivo de una vez.
• Si alguien le envía algo, ahorrese el e-mail que solo dice "gracias"
• Si hay un e-mail con un problema, no le de reply, comience uno nuevo. Creeo un e-mail nuevo con la solución... no uno que extienda el problema.
• No use el cco (copia de carbón oculta) o bcc (blind carbon copy) nunca en una comunicación con diversos niveles jerárquicos en una organización… es subrepticio!
• No copie a un jefe para denunciar a alguien, arréglelo con la persona!
• Recuerde que un e-mail puede ser reenviado a otra persona, así que sea profesional.
• Use bullets o viñetas… no escriba párrafos eternos. Si es eterno... use el teléfono o reúnase en persona.
• Use un e-mail por tema así tenga que escribir 3 e-mails. Es mas simple llevar el control
• Ponga un “tema” o “subject” del e-mail diciente. No le ponga nu tema genérico como "mensaje importante". Si usted está enviando un e-mail a un cliente, ponga en el campo de tema, primero el nombre de su compañía  y luego el tema. E.g. Compañía X - Estado del Proyecto Y.
• No utilice el e-mail corporativo para enviar basura, videos, mp3, pornografía o contenido no corporativo – esto es monitoreado. Si no lea el caso de un CEO de un banco europeo que fue despedido tras de que el grupo de outsourcing (que el contrató) encontró pornografía en su computador. Use una USB en vez.

Esto parece sentido común, pero en el día a día se topa uno con cosas increíbles.