Se Nos Cayó El Sistema

SNCES eBook - De sobrevivir a prosperar, las 10 cosas que un empresario necesita saber

El código de las empresas del tercer mundo es sobrevivir! El código de las empresas del primer mundo es prosperar! Si usted va a hacer el salto de vivir en el día a día, de vivir “llevado” a convertirse en una organización capaz de tener éxito y generar valor económico de verdad, usted necesita leer este eBook.

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El PDF es de libre distribución bajo una licencia de Creative Commons. Reenvielo a amigos, colegas, empresarios u otros interesados.

Nota> Esto va valiendo unos 10 posts, así que nos vemos en Abril.

Esto es MUY importante!!!

El jefe de una compañía del tercer mundo se levanta un día cualquiera. Se acuerda de algo que es MUY IMPORTANTE. Generalmente puede ser crítico, un cambio en un proceso, la necesidad de acotar un riesgo o la importancia de comunicar una lección aprendida. Llega a la oficina y comienza a ecribir lo que quiere que toda la empresa sepa y haga... y lo pone en un e-mail.

Compone su e-mail, pone a toda la empresa en la lista de destinatarios y voilá! Está hecho! Se fue el email. Este era un tema crítico y acaba de ser comunicado vía e-mail.

Vaya entonces (de verdad, haga este ejercicio) donde su jefe y pregúntele lo siguiente:

1. Armó el mensaje? - Si... va a contestar el jefe
2. Envió el mensaje? - Si... va a contestar el jefe
3. Lo recibieron? - No se.... supongo va a contestar el jefe. Acto seguido llama a IT
4. Lo leyeron? - No se... supongo que la gente lee los e-mails que yo envío
5. Lo entendieron? - No se... supongo que lo escribí de una manera clara.
6. Lo transmitieron? - No se... supongo que la gente se reune con su gente para pasar este tema tan importante.
7. Lo implementaron? - No se!

Dígale entonces a su jefe: "Estos son muchos NO SE para algo que usted considera tan importante." Bono: Si usted tiene un jefe meticuloso, dígale que está contestando no se al (5/7) 70% de las preguntas

Las compañías que utilizan esta práctica tienen su sistema caido. Hacen el clima y después preguntan porque está lloviendo. Este mail va a quedar a la altura del correo SPAM del día que ofrece Viagra por 9.99. Va a quedar por fuera del inbox de nuevas personas que ingresan a la compañía.

En general, nada importante debería ir en un email. Las compañías del primer mundo - en contraste - por eso tienen mecanismos como los "lunch & learn", "town hall meetings", "business breakfasts" y cuando evento con el fin de conectarse con la gente a transmitir las cosas críticas. Así que: No ponga nada importante en un e-mail. Haga reuniones relampago, MBWA (Management By Walking Around), Utilice el papel, cite a reuniones relámpago, arme un almuerzo de intercambio experiencial, etc... Pero no use el e-mail para comunicar las cosas que son importantes.

El sistema necesita mas interacción cara-a-cara, mas mecanismos para congregar gente alrededor de los temas críticos; y menos mecanismos para que la gente se la pase frente a un computador.

Que enseñarle a un emprendedor?

Hay una nueva iniciativa de la Fundación Universitaria Empresarial que impulsa a estudiantes a crear su empresa mientras estudian. Como alguien que estudio administración de empresas y fundó una compañía - creo que puedo opinar - y les voy a compartir cuales son lsa habilidades funcionales que un estudiante que quiera hacer una empresa debería aprender. Nota: Muy pocas las enseñan en las universidades!

Esto no hace referencia a competencias puntuales (liderazgo, capacidad de negociación, humildad personal, etc...), hace referencia a temas funcionales:

• Industrias: Casi NINGUNA universidad enseña el concepto de industrias. Yo considero que una de las causas de tan alta rotación en muchas compañías es que los estudiantes no tienen noción de que es una industria y se incursionan en industrias que no les gustan. Petroleo es diferente a Consumo y diferente a Farma. Todas tienen retos distintos. Hay que enseñarles sobre industrias para ver en donde quieren incursionar. Si no saben que sucede? Todos arman un restaurante, un bar, o venden artesanías; se van por la industria que conocen.
• Definir una Estrategia: No voy a dar una lección sobre que es estrategia. Mejor lean este post. Pero, alumnos necesitan aprender a realizar trade-offs, definir prioridades y encontrar mercados. Las eccnomías subdesarrolladas siempre dicen "tengo un producto!!!!" y arman la estrategia con base en el producto. Las economías desarrolladas dicen "el mercado de X vale Y millones" y hacen una estrategia pensada alrededor del mercado. Hay que enseñar a la gente a plantear una estrategia con foco externo.
• Estructurar una transacción: Aprender a adquirir, vender o fusionar una compañía es la pieza de conocimiento clave. Esta es la diferencia entre ser Google o Empanadas Perez. Quieren ver a estos jovenes haciendo empresas grandes? Enseñenles que una empresa es para venderla y enseñenle a la otra mitad del grupo a comprarlas a través de mecanismos financieros. Nadie se agranda y todos se quedan en el status-quo porque no existe el concepto de crecer a través de adquisiciones. Hay que desmontar una idea mala que ha perdurado; la que dice "ser cabeza de ratón no necesariamente es mejor que ser cola de leon"
• Vender: Aprender a Vender es la primera parte de cualquier negocio. Sin ventas no hay clientes y sin clientes no hay nada. Yo he contratado muchos practicantes y recién egresados. NINGUNO sabe vender. Todos quieren estar detrás de un computador haciendo un análisis o un powerpoint bien sofisticado. Hay que ir a la calle, crear relaciones, saber hacer una presentación, armar una propuesta y saber cerrar un negocio. Shakira vende mas discos que Anasol porque son discos mejor vendidos, no discos mejor cantados.
• Gerenciar Proyectos: Si van a vender algo, pues van a tener que ejecutarlo. Facil, dentro del pensum, metan un curso donde enseñen la metodología de PMI (Project Management Institute) y certifiquen al final a cada persona como PMP (Project Management Professional). Es así de simple, pero nadie lo hace! Por que? Porque nos encanta lo complejo. La gestión de proyectos es necesaria para gestionar el cambio e ir logrando beneficios sistemáticamente.
• Diseñar Cadenas de Valor y Procesos: En vez de darles una teoría eterna sobre procesos de negocio e ingeniería, pónganlos a diseñar una cadena de valor (de la industria que les gusta) y a armar toda la taxonomía hacia abajo: macroprocesos, procesos, actividades, pasos. Sin procesos no hay negocio pues este es el habilitador del negocio.
• Desarrollar Aplicaciones Web: A menos que quieran producir otra generación de personas anti-tecnológicas cuya respuesta a todo problema tecnológico es Excel, enseñénles a crear nua aplicación web. Armar una base de datos y entender el concepto de habilitar los procesos a través de tecnología web no es complejo; pero no se hace. La consecuencia? Los empresarios salen a adquirir o crear software en Cobol, Foxpro y en lenguajes no web, creando interacción 1-a-1 y no 1-a-muchos.
• Ingles y Portugues: El que no hable ingles, se está perdiendo un cúmulo de información gerencial disponible que se genera cada día. Además, si quiere hacer negocios con la economía mas grande del mundo, tiene que hablar el idioma. Así mismo, cerca a Colombia la principal economía de suramérica es Brasil... es sorprendente que muchas compañías prefieren ir a otros mercados antes que a Brasil.
• LO MAS IMPORTANTE: Gestionar Gente!!!. El recursos escaso no es la plata, ni las leyes. el recursos escaso es la gente buena. Entonces quiten los 9 semestres de derecho, en vez, den 9 semestres de temas de gestión del capital humano.

El sistema sería otro si estas fueras las habilidades que existieran allá afuera. Pero como el entorno subdesarrollado es tan complejo, no hay tiempo para enseñar estas cosas. En vez, enseñan como liquidar una planilla del seguro social, como pagar aportes parafiscales, como liquidar el ICA, Retefuente, IVA y la Imporrenta y otros temas administrativos que NO ayudan a crear empresa, ayudan a hacer una gestión. Tip para el empresario: subcontrate todo esto!

Las 17 leyes del Trabajo en Equipo

En las estadísticas de este blog he visto cientos de búsquedas de personas que buscan saber mas sobre "trabajo en equipo". Muchos de ellos llegan al post del Airbus A380 sobre como la falta de trabajo en equipo llevó a dos equipos a diseñar el cableado en diferente software - ocasionando así las demoras con consecuencias millonarias.

Uno de los capitulos del libro [en curso] trata específicamente sobre los superequipos y las superestrellas. Nuestra cultura (suramericana) es caciquista por naturaleza y por eso idolatra a las superestrellas. Shakira, Juan P. Montoya, Garcia Marquez, Ronaldinho, etc... Posiblemente muchos han oído el mítico estudio sobre como un colombiano es mas inteligente que un japonés, pero 3 japoneses son mas inteligentes que 3 colombianos.

Investigando para el libro, encontré un libro llamado las 17 leyes indisputables del trabajo en equipo. Esta es un buen libro con revelaciones prácticas. El resumen es el siguiente:

• Los equipos son conjuntos de individuos, así que el reto del líder es encontrar la combinación de factores para moticar al equipo a tener éxito.
• Hay 17 leyes para construir y motivar equipos
• Todo el mundo es parte de un equipo, así sea en la familia, el trabajo, lo social, lo religioso o lo nacional.
• Una persona puede tomar parte en un proyecto o juego, pero es el quipo quien gana.
• Todo el mundo tiene fortalezas; cuando la persona correcta es puesta en la posición correcta, produce el resultado correcto.
• A medida que la tarea se vuelve mas grande y crítica, la necesidad de trabajar en equipo crece.
• Una visión compartida puede galvanizar a un equipo y dirigirlo en una sola dirección.
• Las malas actitudes se esparcen mas rápido que las buenas. Hay que corregirlas rápido.
• Cuando una compañías falla en emplear recursos para desarrollar nuevas ideas o construir talento nuevo, paga el precio.
• Cuando dos equipos son iguales, sus niveles de desempeño diferentes son atribuidos a la calidad de su liderazgo.

En cuanto a las leyes, creo que las personas en economías subdesarrolladas podrían aprender mucho de leyes como:

• La ley del "panorama grande": Hay temas mas grandes que la individualidad de cada persona.
• La ley del Monte Everest: Mientras la tarea se vuelve mas compleja, mas necesario se hace trabajar en equipo. En cambio... los latinos, entre mas grande la tarea mas la quieren hacer solos para probar que si pueden!
• La Ley de la manzana podrida: Hay que eliminar las malas actitudes.
• La ley del tablero de control: Hay que fijar metas y monitorear los resultados. No es factible ejecutar sin ninguna meta en mente.
• La ley de la comunicación: Fallar en compartir noticias con los demás daña la armonía. Creo que los latinos se identifican mucho con esta ley.

Para el resto de leyes.... recomiendo comprar el libro.

Al sistema de emergencias se le cayó el sistema

Este es uno de mis casos favoritos que he visto desde que inicié este blog. Este papel está pegado en la cartelera de mi edificio y tiene los números de emergencia para diferentes tipos de emergencias.

En resúmen, un usuario en estado de emergencia debe tener en su memoria unos 13 números de teléfono, sin probabilidad de marcar mal y que lo redirijan al número correcto. 13 números para 13 tipos de emergencia diferentes.

Se nos cayó el sistema! Que pasó con el poder de lo simple? Que pasó con la necesidad de simplificar, estandarizar, facilitar?

Varias cosas detrás de este tipo de resultados.

• Primero: Falta de trabajo en equipo. Cada organización decide que hará su iniciativa de respuesta a emergencias y el costo lo pagan los clientes. El costo de no trabajar en equipo mas obvio es reinventar la rueda y aquí se evidencia. Dudo que 13 sistemas de atención al cliente sean mas económicos que uno.
• Segundo: Falta de conocimiento de procesos. Todas estas organizaciones deben tener procesos diferentes para lidiar con una emergencia, creando un gran sistema complejo en vez de un sistema simple con un solo proceso. Por ende las tecnologías qu lo habilitan son diferentes. Debió haber 13 licitaciones, evaluaciones, contrataciones, etc...
• Tercero: Sobrecosto tecnológico. Debe haber con seguridad 13 "call centers" pequeños o grandes que atienden diferentes tipos de emergencias. Si fuera un solo call center, seguramente tendrían un solo número.
• Cuarto: Falta de foco externo. Es dificil entender quien en su sano juicio crearía 13 números diferentes para una necesidad única del cliente...EMERGENCIA! En una economía donde consumidores no mandan, este es el resultado. Se trata del cliente!

Idea...un solo número... 911. Ya la televisión le hizo todo el mercadeo. De ahí se tipifica el tipo de emergencia y se redirije a donde sea necesario o se atiende de manera centralizada. No tiene nada que este sea el número de los americanos... si tiene algo responder a tiempo a las emergencias. Alguien dijo Centro de Servicios Compartidos de emergencias?

Lección de trabajo en equipo del Airbus A380

Uno de los temas importantes sobre las personas a discutir en el libro "Se nos cayó el Sistema" es el dilema entre tener estrellas de alto desempeño o equipos de alto desempeño en las compañías.

En mi experiencia, los equipos siempre tienen mejores posibilidades de lograr algo grande, duradero y con impacto de largo plazo, por encima de personas que son estrellas en las organizaciones. Leyendo un artículo sobre las fallas del avión Airbus A380 - el sonado jumbo de 2 pisos completos con capacidad para mas de 550 personas - encontré lo siguiente en el texto (traducido del ingles):

"Hay unas 348 millas de cableado eléctrico en cada avión. Los mecánicos invirtieron meses enrutando los cables por paredes y pisos, pero cuando llegó la hora de conectar una sección con otra, los cables se quedaron cortos. Esto fue porque los ingenieros en Hamburgo estaban diagramando el cableado en un programa de 2 dimensiones, mientras que su contraparte en Toulouse estaban usando un programa en 3 dimensiones."

Esta es la causa raíz de un problema de 6 billones de dólares, todo por falta de trabajo en equipo y una pieza de software equivocada.

Varias lecciones de esto

• Hay una alta posibilidad de que una "estrella" en alguna de las 2 ubicaciones dictó que software debería utilizarse sin tener en cuenta a la contraparte. Esto es factible porque tenía un interés personal/profesional en que se utilizara, desconociendo que era mas importante el proyecto y el equipo que él. No se trabajó en equipo para seleccionar un software.
• A veces trabajar en equipo solo necesita una llamada telefónica para preguntar cosas básicas como "que software están utilizando?".
• Siempre necesita haber planeación antes de ejecución en cualquier proyecto. Es el ciclo de vida de un proyecto. En la planeación generalmente se conviene el "kit de herramientas" de un proyecto - que inluye el software. Claramente del afán pasaron a ejecución.
• El "sistema" requiere tecnología para funcionar. Si el entorno empresarial incluye varias compañías, no tener tecnología estandarizada puede traer errores como este.

Es importante recordar que las cosas pequeñas tienen impactos enormes. No se requiere una gran innovación o una gran iniciativa para lograr algo como tener la misma pieza de software. A veces una llamada una una reunión cara-a-cara (no mas e-mail por favor) resuelve el tema.

Nota Divertida: Al Airbus A380 ya lo llaman el "Toulouse Goose", por el famoso avión "Spruce Goose" de Howard Hughes (El Aviador(pelicula)) que también fué una ordalía de fabricación y nunca vió la producción masiva mas allá del prototipo.

Superestrellas vs. Superequipos

El nombre de uno de los capitulos del libro asociados con los temas de "personas" en el entorno de negocios será "superestrellas vs. superequipos". Este capitulo habla sobre el impacto que tienen las superestrellas en las organizaciones de negocios y el impacto que tienen también los superquipos. Hay unos hallazgos interesantes tras haber recopilado información de diferentes compañías en diferentes tipos de proyectos.

En general nuestra cultura se interesa altamente por las superestrellas. Un ejemplo con el que la mayoría nos podemos relacionar son Shakira y JP Montoya. Tuve oportunidad de asistir a un conciero de Shakira en Diciembre de 2006 - foto abajo con mi confiable celular - y hoy tuve la oportunidad de ver por TV el debut de JP Montoya en la Nascar. Ellos dos son superestrellas, personas de gran talento y perseverancia que a pesar de los altibajos de los hinchas o los fans, se mantienen en su profesión y lo hacen con tenacidad.

... releyendo parece que fuera a decir que conocí a Shakira o que via JP en vivo... ojalá algún día... considero que son personas de gran stamina física y emocional.

Lo intesante de esto es como se refleja en nuestras organizaciones empresariales. Tenemos una alta propensión a valorar a las superestrellas por encima de los superequipos dentro de las empresas. Esta valoración funciona en el mundo del entretenimiento o del automovilismo profesional. Pero en las empresas son los superequipos  los que pueden crear lo que es verdaderamente llamativo. Incluso, existe evidencia de como en algunos casos tener demasiadas superestrellas puede tener un impacto de largo plazo negativo sobre el ambiente de una empresa.

Si alquien queire compartir comentarios [constructivos] sobre un superquipo o una superestrella en una empresa, es bienvenido a hacerlo en la sección de comentarios.

El siguiente artículo está relacionado con esto y es interesante
http://money.cnn.com/2007/02/16/commentary/sportsbiz/index.htm?postversion=2007021612