Se Nos Cayó El Sistema: El Sistema!

Este blog hace referencia constante a "El sistema". El sistema no es una tecnología, no es una herramienta o una aplicación tecnológica. El sistema es un conjunto de 5 dimensiones de cualquier organización empresarial, que al no estar alineadas o en sincronía, resultan en la famosa disculpa "se nos cayó el sistema".

El sistema comprende estrategia, procesos, estructura, gente y tecnología. Una organización necesita gestionar estas 5 cosas de manera consistente o su "sistema" no funcionará.

Y por que es asi? Bueno...

Estrategia. Si no hay un plan claro con las prioridades, los objetivos, los indicadores, las metas y las iniciativas, nadie sabe para donde ir. El sistema muchas veces se cae porque la estrategia no existe o no está escrita. También se cae por una mala definición de estos conceptos (e.g. un objetivo es escrito y una meta es numérica).

Procesos: Los proceso habilitan el negocio. Este es uno de los factores críticos por los cuales muchas compañías tienen un "sistema caido". Muchas de ellas no pueden ubicar en segundos su cadena de valor o un proceso puntual. Por ende, no saben como actuar y responden diciendo "no tenemos sistema". Así mismo, todas las dimensiones de los procesos como los datos, la propiedad, los riesgos, los controles y las políticas; por no estar escritos no hay claridad y sin claridad no hay acción.

Estructura: La gente necesita estar organizada de cierta manera para poder ejecutar. Las estrategias no se ejecutan porque la gente está desorganizada para ejecutar. Muchos "sistemas caidos" resultan de gente con buenas intenciones pero mal organizada.

Gente: La gente es el componente crítico del sistema! Gente buena con malos procesos, mal organizada o sin una estrategia, genera múltiples problemas. Así mismo, en la ausencia de otros componentes, gente excepcional puede hacer que el sistema funcione. Así mismo la gente equivocada con la mejor estrategia o tecnología, puede lograr nada.

Tecnología: La tecnología es el principal habilitador de los procesos...no es el sistema como tal. En ausencia de tecnología, un buen proceso y gente proactiva y servicial puede resolver cualquier problema. Pero en algunos negocios mala tecnología que no habilite los procesos generará un sistema caido.

Así que un "se nos cayó el sistema" realmente significa que puede haber gente muy buena, pero unos procesos muy malos...y por ende las cosas no funcionan. O que puede haber unos procesos excelentes pero gente mal entrenada, haciendo que las cosas no funcionen. O la mas común, un proceso habilitado por una tecnología equivocada o deficiente resultando en que se caiga el sistema. Hay todas las permutaciones posibles de este problema y este blog está lleno de ejemplos demostrando esto.

Pero que es lo mas importante? Que estos problemas tienen solución. Y por eso viene en camino un libro con representaciones de sistemas caidos y soluciones prácticas. Es hilarante y lleno de revelaciones. Lo importante (mientras sale el libro) es conocer que es el sistema y auto-diagnosticarse dentro de el para determinar si se está gestionando de manera holística.